Mozgásban az elektronikus iroda

Iroda: olyan hely, ahol írni szoktak. Mi kell az íráshoz, különösen mi kellett még azelőtt, hogy az írógép elterjedt volna? Papír, íróeszköz és egy állvány, amire a papírt elhelyezik. Az állvány nevében benne van, hogy állni kell mellette, és eleinte valóban így is készültek az iratok. Különösen addig, amíg az, aki papírra vetette, amit kellett, olyannyira alacsonyabb rendű volt, mint akire a tartalom tartozott, hogy nem ülhetett le a jelenlétében. De azért egy idő után elterjedt, bevonult az irodába az íróasztal is.

Az írógép elterjedésével a gépasztallal, tíz-húsz éve a terminállal, majd a PC-vel bővült az iroda. No meg a fénymásolóval, amivel a dokumentumot gyorsan lehet szaporítani.

Az iroda tehát iratok előállítására, tanulmányozására, sokszorosítására és tárolására szolgáló hely. Ezenfelül - és ez legalább annyira hozzá tartozik, mint az írás - megbeszélésre, álláspontok ütköztetésére, formális és informális információcserére. Azt gondolnánk, az iroda tehát megszűnik, amikor funkciótlanná válik, mert egyetlen olyan feladat sem marad, amit ne lehetne az irodán kívül elvégezni. Ha ez valóban így történik, annak messze ható társadalmi következményei lesznek, hiszen a demokrácia működéséhez is szervesen hozzátartozik az iroda.

Egyelőre elképzelhetetlen, hogyan lehet iroda nélkül egyben tartani, működtetni egy polgármesteri irodát. Azt sem tudjuk, hogy egy minisztérium működésének hányad része igényel emberi beavatkozást és különösen egyeztetést, és mennyi az belőle, ami automatizálható, rábízható egy számítógépre. A különféle engedélyek kiadása például minden bizonnyal jól leírható: ha a feltételek teljesülnek, az engedélyt meg kell adni, ha valamelyik nem teljesül, akkor nem szabad megadni. Csakhogy a hivatalnok és a választott képviselő fontossága éppen abból ered, hogy egyedi esetek vannak, amelyeknél helye van a mérlegelésnek.

Nehéz lesz tehát rávenni őt arra, hogy az automatizáláson gondolkodjék, hiszen ha megvalósítja, önmagát, de legalább önmagának egy részét számolja fel. A közigazgatásban ezért várhatóan akkor is megmarad az iroda, amikor funkcióját veszti. A gazdasági életben viszont a fejlett országokban rövidesen elterjedhetnek az irodaház nélkül, csak a virtuális világban működő szervezetek, hiszen ennek minden feltétele adott. Egyre több államban a jogi is - a világgazdaság centrumában, az Amerikai Egyesült Államokban nemrég írta alá az elnök a digitális aláírást hitelesnek mondó törvényt -, bár ahhoz, hogy teljesen eltűnjön a papír (mint a dokumentum közege), a törvényi szabályozásnak nemcsak egy országban, hanem mindenütt meg kell változnia. Amíg ez nem történik meg, mindenhol lesznek olyan iratok, amiket papíron, irattárban kell tartani, és lesz néhány olyan hely is, ahol ezeket előállítják, de nem ez lesz a jellemző.

Ez azonban azért nem érdekes, mert a mobiliroda mint fogalom szempontjából az ügyintézés a döntő. Az, hogy az ügyeket a nap bármely szakában és bárhol intézni tudjuk. A helyszín érdektelenné válik. A feltétel, hogy a kellékek rendelkezésre álljanak, továbbá az ügyben érdekelt személyek - ha vannak - szükség szerint elérhetők legyenek.

Mindez már ma is rendelkezésre állhat, gondoljunk a videokonferencia-rendszerekre, az együttműködést segítő szoftverre, vagy akár az internetes telefonálásra. Bárhol a világon leülve egy - internetes kapcsolattal bíró - számítógép elé, be tudunk kapcsolódni a munkahelyi életbe, el tudjuk olvasni a postánkat, kapcsolatba tudunk lépni a munkatársakkal, partnerekkel, ügyfelekkel, intézni tudjuk az ügyeket. Ha szigorúan ragaszkodunk a mobilitáshoz, akkor azonban ez még nem az igazi. De az sincs meszsze. Egyrészt rohamléptekkel készül az infrastruktúrája. Néhány év, és a mozgóképes, verbális és írott információ az éteren, az elektromágneses hullámok hátán érkezik hozzánk, és távozik tőlünk. Szükség szerint másokhoz vagy a megfelelő elektronikus irattárba. Éppen csak ki kell egészítenünk előtétekkel a természettől kapott érzékszerveinket. A közeljövő embere állandóan szemüveget hord majd, hiszen azon keresztül válik számára láthatóvá a beérkező képi információ. Fülében ott lapul az apró fejhallgató - ha ragaszkodik a térhatáshoz, akkor mind a kettőben -, ezen keresztül hallja, amit mások mondanak neki. Nyakláncom gégemikrofont visel, vagy fejékként fejbeszélőt, ebbe diktál, illetve mondja az utasításokat a valahol a ruhájában vagy a testén elhelyezett mobil készüléknek. Egy hordozható számítógépnek, amely állandó kapcsolatban van a harmadik generációs mobiltelefon-hálózattal.

Az ember körül kialakuló információs burok központja tehát a rádiótelefonnal kombinált hordozható számítógép, készítésével számos műhelyben foglalkoznak világszerte. E műhelyekbe az interneten keresztül bepillantva izgalmas eredményekre, adatokra bukkanhatunk.

A mobilirodához azonban nem elég a hardver, szükség van olyan integrált vállalati információs rendszerekre is, amelyek automatikusan ellátnak minket feladattal, és azonnal továbbítják a helyére azt, amit elvégeztünk. Ahogy valamikor a hivatalszolga hozta-vitte az ügyiratokat, úgy továbbítják ügyintézőről ügyintézőre a digitális dokumentumokat a munkafolyamat rendszerek, az együttműködést támogató programok. Ezek szállítói a lehető leggyorsabban követik a technikai fejlődést, s a rendszerek nemcsak az internetről, hanem - ahol ennek egyáltalán van értelme - WAP-böngészős telefonról is elérhetők.

A mobiliroda, a mobilügyintézés azonban munkáltatói kérdéseket is felvet. Hogyan mérhető a munkaideje annak, aki hétszámra be sem néz az irodába? Milyen normaidőket lehet felállítani egy-egy ügy elintézésére. Lehetnek munkakörök, ahol jól szabályozható, egy embernek egy nap hány feladatot kell teljesítenie, és lehetnek, ahol ez lehetetlen. Mint ahogy az is kérdés, hogy a munkavállaló, aki esetleg otthon dolgozik, hogyan részesül abból a megtakarításból, ami a munkaadónál jelentkezik abból, hogy nincs szükség berendezett irodára. E kérdések azonban már nem a számítástechnika vagy a távközlés, hanem a munkajog és a szervezéstudomány művelőire tartoznak.

Vargha Márton