A KPMG Consulting felmérése szerint a vállalatok több mint kétharmadának gondot okoz az informatikai rendszerében felhalmozódó adattömeg kezelése. Négyszázhuszonhárom vállalatot vizsgáltak meg Európában és az Egyesült Államokban. Kiderült, hogy pénzkidobás az információ kezelésére alkalmazott technológia, amikor nem sikerül megteremteni az összhangot gép és ember között. A válaszadók több mint kétharmada panaszolta, hogy a munkatársaknak egyszerűen nincs idejük megosztani és kicserélni egymással információikat. Kevesebb, mint harmaduknál van a hatékony információcserét jutalmazó rendszer.

David Parlby, aki a KPMG konzultációs partnere Nagy-Britanniában, úgy véli, hogy a felmérés azt jelzi, számos cég jelentős fejlődést ért el a tudáskezelésben, az ahhoz kapcsolódó technikák bevezetésében. A tudáskezelési projektek korábbi gondjainak többségét mára sikerült megoldani: a korábbiaknál kevésbé gond forrása a cégvezetés közönye vagy a finanszírozás hiánya.

Ugyanakkor mintha a cégeket nem érdekelné, hogy a munkatársak kellő hatékonysággal használják-e a tudáskezelő rendszert. A válaszadók jelentős hányada panaszolta, hogy a dolgozók kínlódnak az információáradattal. Sok helyen úgy vélik, ezek a gondok akkor szűnnek meg, amikor már alaposan megismerték a programokat. A valóság azonban az, hogy a számos projektet a nélkül terveznek meg, hogy felmérték volna a munkatársak valós információszükségletét. Mindaddig, amíg a vállalatok nem teremtik meg az összhangot az igények és a tudáskezelő rendszer szolgáltatásai között, elveszíthetik a befektetett pénzüket, hiszen nem húznak hasznot belőle.

A tudáskezelés elismert eszköz az üzletmenetben. A felmérésben megkérdezett cégek hetvenkilenc százaléka válaszolta azt, hogy a versenyképesség javításában rendkívül vagy nagyon fontos. A cégek nagy többségénél az alkalmazás okoz nehézséget. Hatvanhét százalékuknál gond a túl sok információ, és ugyanennyien panaszolták, hogy a dolgozóknak nincs idejük az információcserére. Hatvankét százalék szerint a munkatársak nem használják hatékonyan a rendszert, míg ötven százaléknak jelent nehézséget a szükséges információk lokalizálása. A megkérdezettek mindössze ötöde gondolja úgy, hogy nem megfelelő az alkalmazott technika. Ugyanakkor kilencvenhárom százalékuk szerez információt az Interneten, hetvennyolc százalékuk használ intranetet és hatvanhárom valamilyen információs tárházat.

David Parlby szerint alapvető, hogy a tudáskezelési projekt megtervezésekor érdemes ügyelni arra, hogy a rendszer a lehető leginkább felhasználóbarát legyen. A túl nagy információs nyomást a szakértő legalább részben tervezési, szervezési hibákra vezeti vissza. A megkérdezetteknek mindössze harmadánál dogozták ki precízen, hogy mit kell tárolni, rendszeresen frissíteni, összegyűjteni és szétosztani. Mindössze tizennyolc százalékuk használ a dolgozókat egyértelműen eligazító “tudástérképet” arról, melyik adatot hol találják. Mindeközben a cégek kevesebb, mint harmada (harmincegy százalék) alkalmaz a munkatársakat az információ hatékony kezelésére ösztönző eszközöket.