Napjaink tendenciája a telefonkezelés gépiesítése. A számítógép és a telefon összeolvadása nemcsak a hálózatban folyik, de a készüléknél is. Alkalmas programokkal telefonálni tudunk a számítógépből, az interneten keresztül - helyi tarifáért - tudunk interurbán beszélgetést folytatni amerikai rokonainkkal. Ez azonban csak a kezdet. A számítógép üzenetrögzítőnek is használható - ennek az áramszolgáltatók is örülnek, hiszen a 24 órán át bekapcsolt számítógép tetemes fogyasztást produkál -, és ha már úgyis be van kapcsolva, miért ne fogadná a távmásolatokat is? Terjednek az üzleti életben az üzenetrögzítés kifinomult változatai - ezekkel legkönnyebben a mobiltelefon-társaságok ingyen hívható ügyfélszolgálatát híva ismerkedhetünk meg -, amelyeket eleve számítógépen valósítanak meg. Márpedig ami programozható, arra készülhet PC-s program is. Készül is, például a Symantec kisvállalkozásoknak, háztartásoknak készült TalkWorks PRO hangpostaprogramja, amelynek most jelent meg a harmadik kiadása. Ez a program részint üzenetrögzítőként, részint távmásolatkezelőként működik, de jóval többet tud, mint a telefonba épített üzenetrögzítők. Számos, a telefon-alközpontokhoz kapható hangpostarendszerekből ismert funkcióra képes. Ha például egy család bízza rá a telefonkezelést, amikor nincs otthon, akkor minden családtagnak kijelölhető benne egy saját hangpostafiók: a TalkWorks felveszi a telefont, és elmondja: ha A-t keresi, tárcsázzon A-t (1-et), ha G-t keresi, tárcsázzon G-t (5-öt) és így tovább. Ily módon elkerülhető, hogy annak, aki A-t keresi, végig kelljen hallgatnia G osztálytársainak szánt üzenetét a matekleckéről. Az elkülönített hangpostafiókok a visszahallgatást is leegyszerűsítik. Nincs veszekedés, ha az elsőként hazaérkező és visszahallgató családtag elfelejti közölni a többiekkel, hogy keresték őket, és a személyes üzenetet csak az hallja, akinek szól.
Az egy telefonvonalas kisvállalkozásoknak és háztartásoknak készült TalkWorks PRO 3.0 tehát fogadja a hívásokat, tárolja, a sürgőseket külön könnyen elérhetővé téve kezeli a hangos üzeneteket. Számos, előre rögzített bejelentkező szöveget adnak hozzá - nyilván angolul -, de a készletet a felhasználó saját bemondásokkal egészítheti ki. Támogatja a program az igényekhez illesztett, elkülönített hangpostafiókok kialakítását, azok akár többszintűek is lehetnek. A többszintűség annyit jelent, hogy G a hangpostafiókja alá beilleszt egy alfiókot, amit a hívó újabb tárcsázással érhet el. Ha erre a lehetőségre a bemondással nem hívja fel a figyelmet, akkor egészen személyes üzenetet el tud benne helyezni, amit csak az tud meghallgatni, aki ismeri a kódot.
A TalkWorks PRO 3.0 hívóazonosításon alapuló funkciója a hívásfogadó call centerekből ismert megoldás. Amint a telefonközponttól megérkezik a hívó fél telefonszáma, azonnal megjeleníthető a számítógép kapcsolatnyilvántartó adatbázisában tárolt, hozzá rendelt információ. Újdonsága a programnak, hogy ugyanazt az előre rögzített, bemondott üzenetet ki tudja küldeni megadott telefonszámokra. Egy-egy kiemelt számról jelentkezőket pedig személyre szabott üdvözlő szöveggel üdvözöl, és ha éppen nincs, aki felvegye a telefont, a nekik kijelölt hangpostafiókokhoz kapcsolja őket. Munkacsoport-hangposta szolgáltatás is van, egyenként legfeljebb 15 fős csoportokat kezel a program. Ha bekapcsoljuk a hívásátadási funkciót, akkor a TalkWorks sorra megpróbálja továbbküldeni a hívást az általunk megadott számokra, hátha valamelyiken elvesszük a telefont. Négyféle jelentés készül: külön a megszakított, a bejövő, a kimenő hívásokról és a távmásolatokról.
Része a TalkWorks PRO 3.0-nak a WinFax PRO 9.0 távmásolat-kezelő szoftver, így kisvállalkozások egyetlen telefonvonalon le tudják vele bonyolítani a telefonbeszélgetéseket és a távmásolatküldést, -fogadást. Beépítették a programba a válaszfax és a faxlekérés funkciót, így sok ügyfélt anélkül szolgálhat ki, hogy emberi beavatkozásra lenne szükség. Az internetes távmásolat-kezelést is támogatja.
A Symantec a TalkWorks PRO 3.0-t igyekezett polcról levehető, laikus által is beállítható, használható termékké tenni. A felhasználót beállítóvarázsló segíti. A telefon- és üzenetkezelő szolgáltatásokhoz tartozó paraméterek egységes kezelői felületen jelennek meg, egy helyen változtathatók. A TalkWorks PRO 2.0 és a WinFax PRO 8.0 tulajdonosok frissítésként is megvásárolhatják a TalkWorks PRO 3.0-t, aminek a futtatásához legalább Pentium processzoros PC-re van szükség Windows 9x vagy NT 4.0 alaprendszerrel, legalább 32 megabájt RAM-mal. A telefonhálózathoz való csatlakozáshoz természetesen faxmodemre is szükség van.
VaMá