Felhasználói szempontból egy szervezetben az íróasztali munkát végzők számára a leglátványosabb, a legtöbb embert érintő adathálózati szoftver az üzenet- és dokumentumkezelés. Már a legelső online, vagyis a központi számítógéppel egy terminálról közvetlen kapcsolatot biztosító táv-adatfeldolgozó rendszerekben volt rá lehetőség, hogy a felhasználók üzengessenek egymásnak. Aztán a PC-s hálózatokban is megjelent a levelezés lehetősége, de eleinte elsősorban körlevelezésre, közérdekű információ terítésére és alkalmi levelezésre használták. Bár már a nyolcvanas évek első felében voltak, akik felismerték, hogy a számítógép, a számítógépes hálózatban az információ megosztása hatékonyan segítheti a munkát másképp is, a levelezésnél többet kínáló, általánosabb programok széles körű elterjedése a kilencvenes évek második felére tehető. Magyarországon ma a piacon három, a levelezésnél, üzenetkezelésnél jóval többet kínáló rendszer verseng egymással, a Lotus Notes, a Novell GroupWise és a Microsoft Exchange. E programok komolyságát és jelentőségét jelzi, hogy Amerikában piackutató cégek, szaklapok rendszeresen tesznek közzé róluk szolgáltatási, üzemeltetési és költségszempontú összehasonlító vizsgálatokat.
Egy szervezetben ahhoz, hogy az emberek hatékonyan tudjanak együttműködni a célok megvalósításában az kell, hogy mindig mindenki tudja, mi történik, minek kell történnie, és neki mi ebben a szerepe. Az együttműködést segítő rendszer tehát elsősorban ilyen jellegű tudást tart készenlétben, mindenki számára gyorsan hozzáférhetően.
Amikor reggel valaki leül az íróasztalához, és dolgozni kezd, átnézi a postáját. Aki együttműködést segítő programot használ, az a drótleveleit, amelyek ma már nem is mindig levelek, hiszen lehet közöttük rövid mozgóképfelvétel, szóban elmondott üzenet is. A postabontás után a napi teendők átnézése következhet. Előhívjuk tehát az előjegyzési naptárt. Ennek a naptárnak az az érdekessége, hogy nemcsak mi tudunk bele programot írni, hanem mások is. Sőt beállítható, hogy a főnök, ha úgy látja jónak, felül is írhassa. Kovács úr szerda este azzal megy haza, hogy másnap Pékné asszonnyal lesz megbeszélése fél tízkor, majd csütörtök reggel azt látja, hogy ez a megbeszélés tizenegykor lesz, viszont 9-re várják értekezletre Szabó úrhoz, az osztályvezetőhöz. Szabó úrnak szerdán ez az átrendezés mindössze néhány egérhúzásba és rövid gépelésbe került. Először azt nézte meg neki a program, hogy a csütörtökön reggel kilenctől tizenegyig mindenki szabad-e. Kiderült, hogy nem. Dönthetett volna úgy, hogy kerestet a programmal egy időpontot, ami mindenkinek jó, de az értekezlet témája nem tűrt halasztást. Ezért sorra bekérte az ütközéseket, és látva, hogy csak belső megbeszélések vannak kitűzve a munkatársaknál, sorra átrendezte a programjukat. A rugalmasan változó előjegyzési naptár tehát nem a személyekhez tartozik, hanem a szervezethez. Olyannyira, hogy ha a rendszerhez illesztettek egy munkafolyamatot szervező alkalmazást, akkor az is beleszól a programba, legalábbis kitűzi az embereknek az elintézési határidőket, és ellenőrzi a végrehajtást. (Annak minőségét egyelőre még nem.) A naptári bejegyzésekhez különféle riasztások rendelhetők, elvben akár a személyhívóra, mobiltelefonra küldött, szóban elhangzó rövid figyelmeztetés is. Ez utóbbi lehetőség már a mostanában terjedni kezdő telefonközponti egységes üzenetkezelés, valamint az együttműködést segítő rendszerek határterülete. Nincs messze az az idő, amikor a kettő teljesen összeolvad, s a felhasználó számára nem válik szét a drótlevél, a mozgóképes üzenet, a hangposta vagy a távmásolat.
Az előjegyzési naptártól és a drótlevelezőtől apró lépés a kapcsolat-nyilvántartás, ami szintén felépíthető a közös és az egyéni címtár együttesére. Néhány mondat a találkozóról, a megbeszélésről amikor az már lezajlott, és a feljegyzés átkerülhet a naptárból a kapcsolatokat nyilvántartó alkalmazásba. Itt minden információ gyűjthető a születésnaptól az ügyfél névnapján át a kedvenc italáig, hogy az üzleti adatokról ne is beszéljünk. Az üzleti tárgyalás előtt röviden áttekintve a feljegyzéseket, máris nyugodtabban ülhetünk le az asztalhoz.
Amikor Kovács úr elintézte az adminisztrációt, lebonyolította a megbeszéléseket, nyugodtan nekifoghat a munkának. Megnézi a számítógépben, milyen ügyekben kell valamit tennie, azokat a határidő függvényében előveszi, megírja, átnézi, hozzátesz a dokumentumaikhoz. Végzi a dolgát úgy, hogy továbbra sem hagyja el az együttműködést támogató programot. Amikor megakad, telefonál vagy drótlevelet intéz kollégájához. Az ügyiratok, a projekttervek, a beadványok, az intézkedéstervezetek mind-mind a megfelelő alkalmazásból kerülnek elő. Azzal a szövegszerkesztővel tölti ki az ügyiratokat, amelyikkel kedve tartja, a lényeges csak az, hogy az végül a többiek által is hozzáférhető formában kerüljön a hivatalos dokumentumok közé.
A dokumentumtárolás az együttműködést támogató szoftver egyik legfontosabb része. Gondoljunk egy több telephelyes, sok ezer embert foglalkoztató szervezetre, amelyben egy feladaton egymástól sok ezer kilométerre élő emberek dolgoznak. Ha van egy feladat, amihez közösen készítenek egy tanulmányt, az idő rövidsége miatt párhuzamosan dolgozva rajta, akkor azt a tanulmányt mindannyiuknak látnia kell, a változásokkal együtt. Vagyis a rendszer nyilvántart benne minden apró változtatást, s gondoskodik arról, hogy ha valaki valahol előveszi, az utolsó állapot jelenjen meg előtte. Annak gazdasági megfontolásból többnyire nincs értelme, hogy a dokumentum a cég adattárában csak egy példányban legyen meg, ehelyett osztott adatbázisok vannak. Budapesten a dokumentum a budapesti adatbankból vehető elő, Bangkokban a bangkokiból. Az már a rendszer - megoldott - problémája, hogy a kettő ne különbözzön egymástól. Az automatikus másolatkészítés és szétküldés mögött napra-, sőt másodpercre kész adminisztráció és tökéletes időszinkronizáció van. Az egymással folyamatosan kapcsolatban lévő kiszolgálóknál ez könnyen megoldható. A távolról időnként bejelentkező, a mozgó irodában hordozott egyéni rendszereknél a teljes dokumentumszinkronizálás természetesen nem megoldható. Akkor amikor valaki otthonról vagy utazás közben dolgozik egy munkán, az általa készített változattal a legközelebbi bejelentkezéskor nem szabad felülírni a rendszerben lévő példányt, mert ez adatvesztéshez, mások munkájának az eltűnéséhez vezethet. Ami azt jelzi, hogy van még tere az emberi leleménynek a mégoly okos hálózati programok korában is. Erre az esetre azoknak kell megoldást találniok, akik együtt dolgoznak egy munkán. A legegyszerűbb lehet annak kikötése, hogy közös dokumentumon dolgozni csak annak és akkor szabad, aki és amikor be van jelentkezve, a központi adminisztráció felügyelete alatt dolgozik.
A statikus, többet már nem változó anyagok, az üzenetek, drótlevelek és mellékleteik időszakos szinkronizációja viszont megoldott az időnként bejelentkező, de különben autonóm módon működő munkatársi, kliens program adatbázisában. A szinkronizáció általános, tehát amikor a távoli kliens - telefonon vagy a világhálón keresztül - bejelentkezik, akkor egyeztetik a programok a címtárakat, az előjegyzési naptárat, a kimenő és bejövő különféle üzeneteket. Az pedig, hogy a bejelentkezés ma már nemcsak közvetlen behívással, hanem a világhálón, a cég erre a célra fenntartott - jelszóval, hívóazonosítással védett - honlapjára történő bejelentkezés után egy böngészőből történhet, egy jókora előrelépés a globális hálózat és az elektronikus információkezelés általánossá válása felé. Olyan világ felé haladunk, amelyben már nem lesznek együttműködést segítő rendszerek, mert azok szolgáltatásai mindenkinek, minden telefon- vagy tévé-előfizetőnek rendelkezésére állnak majd. VaMá