Folyamatban van Magyarországon a holdingoknál - a több, egymástól nagy földrajzi távolságban lévő gyárat, üzemet közösen tulajdonló társaságoknál - az ügyviteli rendszer egységesítése. A debreceni székhelyű Hajdú BÉT-nél például a Megatrend telepített Infosyst, a Limpex Rt.-nek és konzervgyárainak pedig a Hewlett-Packard SAP R/3-at. Az utóbbiban a HP fővállalkozói szerepet vállalt, és teljes, kulcsrakész megoldás szállítására vállalkozott. A Dialogic Consulting SAP szakértőit is bevonták, és a közös csapat a hatvani Aranyfácánban, a nagyatádi Limpex Konzervgyárban, a nyíregyházi EKO-ban, a szegedi Főnix konzervgyárban, valamint a Limpex Rt. budapesti központja számára alakítottak ki egy-egy SAP R/3 rendszert.

Öt önállóan gazdálkodó vállalat egyedi sajátosságait, termelési folyamatait kellett úgy leképezni az SAP-ra, hogy összeálljon belőle egy komplex rendszer, amelyben egyúttal naprakészen követhető a vállalatcsoport teljes működése is. Nehezítette a munkát, hogy a konzervipar a konjunktúra és az időjárás ingadozásaira egyaránt érzékeny terület. Korábban, még mielőtt a Limpex tulajdonába kerültek volna, már sok nyilvántartás került számítógépre a Limpex gyáraiban. Ahány üzem, ahány feladat, annyiféle szigetrendszert kellett átalakítani, kicserélni, beilleszteni az SAP R/3-ba. Minden SAP R/3-telepítésnél, -beüzemelésnél vegyes csapatot állítanak fel a konzultáns cég szakértői, valamint a cég kulcspozícióban lévő vezetői közüli résztvevőkkel. A Limpex a cégeket érintő munka belső koordinátorának - az öt konzervgyárból delegáltak munkáját összefogó vezetőnek - a cégeket és az élelmiszeripart jól ismerő, de külső embert kért fel. A tudás és a távolság ötvözete hasznosnak bizonyult, az így felállt projektszervezet fél év alatt, 1999. március elsejére beindította az SAP R/3 éles üzemét.

Vitális Péter, a HP SAP-csoportjának vezetője szerint a kihívás ebben a munkában a többvállalatos megoldás volt. A szervezet a Limpex felől nézve hierarchikus. Ha viszont a gyárak oldaláról közelítünk, ők önállóan gazdálkodnak, a jóváhagyott terveket a többiektől függetlenül valósítják meg. Nekik tehát csak a saját adataikat tartalmazó, önálló ügyviteli rendszert kell látniuk. Az a megoldás alakult ki, hogy minden egy központi gépen, HP9000 D kiszolgálófürtön fut, de úgy, hogy az adatbázison belül jól elkülönülnek a dolgok. Minden cég a saját adatait látja, és csak a holding láthatja a teljes csoportot. A későbbi esetleges szervezeti változásokra - leválás, önállósítás stb. - tekintettel elvileg minden gyár SAP-rendszere különválasztható, áttehető egy helyi kiszolgálóra.

Az üzembe helyezésnél a működés vezetői áttekintését, a pénzügyi, számviteli munkát támogató legfontosabb modulokkal indultak: a pénzügyivel, a tárgyieszköz-nyilvántartással, az anyaggazdálkodással, a kereskedelmi-eladásival és a kontrollinggal.

Különleges terület a konzervgyártás, ahol a munka ciklikus volta jó keretet ad a működéshez, tervezéshez, azon belül azonban sok a bizonytalanság. Még le sem zárul a kampány, már elkezdődik a következő év tervezése. Miután a mezőgazdasági termékek árát a betakarításkor kialakuló piaci helyzet véglegesíti, a konzervgyárak is igyekeznek a maguk értékesítési árait csak az utolsó pillanatban meghatározni. A tervezés tehát inkább tól-ig határokkal, mint pontos számokkal történik. A becslésekből kiinduló, többlépéses iteráció után elfogadott, de nem egzakt számokat tartalmazó tervhez kell aztán megkötni a beszerzési szerződéseket. Ezek jó része nem kötelezi sem a konzervgyárat, sem a mezőgazdasági termesztőket. Mégis számolni kell velük mind a finanszírozásban - a leszállított terményt forgóeszközhitelből szokták fizetni -, mind a termelésirányításban - ha jön a nyersanyag, fel kell dolgozni.

A kampány során az átvételi folyamatban számítani kell a néhányszor tíz kilogrammos tételre és a több kocsirakományt kitevőre is. A felvásárlás bejáratott, kialakult eljárással történik, amire azonban az SAP R/3-at mint szigorú bizonylati renddel dolgozó rendszert fel kellett készíteni. A felvásárolt tételekről több lépésben készül a bizonylat. Először csak megjelennek, van egy induló súlyuk, aztán valamikor egy másik terminálról közlik a rendszerrel a minőségüket - ettől függ az ár -, majd a gyümölcs, zöldség belekerül a folyamatba, és sor kerülhet az üres göngyölegek, a teherautók visszamérésére, aminek az eredményét szintén rögzíteni kell.

Egyedi megoldást követelt a készletgazdálkodásban a csomagolóanyagok, nyersanyagok sajátos beszerzési módszere, hiszen a raktári készlet jó része a felhasználásig a szállító tulajdonában marad. A készáru kezelése sem egyszerű, bekövetkezhet minőségromlás, hirtelen változhat a piaci helyzet, ami javít vagy ront az értékesítési lehetőségeken.

Referenciának alkalmas élelmiszer-ipari SAP-bevezetés történt, viszonylag rövid idő alatt. Minden SAP R/3 tervezés, telepítés, beüzemelés az általános és az egyedi követelmények, megoldások valamilyen arányú ötvözete. A Limpex Rt. számára készült sokarcú, de mégis egységes rendszer kialakításában, az élelmiszer-ipari, konzervgyári világ leképezésében az SAP R/3-ra szerephez jutott és a HP szakértők szerint jól vizsgázott az SAP ASAP módszertan.