Elektronikus iratok az államigazgatásban

A számítógép szövegszerkesztőként való használata kihívás elé állította az iratok „gyártóit" és felhasználóit, köztük az államigazgatási szakembereket. Amíg ugyanis az írás és így az irat is korábban mindig valamilyen kézzelfogható formában jelent meg, most egy megfoghatatlan, az emberi szem számára egyáltalán nem vagy csak a képernyőn megjelenő irat jogi paramétereit kell megfogalmazni.

A századfordulón a bíróság még visszautasíthatott egy írógéppel írott fellebbezést azzal az indoklással, hogy nem kézírásban nyújtották be; a mai államigazgatásnak az a dolga, hogy minél gyorsabban az informatika, az elektronikus technika által biztosított lehetőségekhez igazítsa a szabályozást, és rövid időn belül kialakítsa az ügyfél és az államigazgatás elektronikus iratkapcsolatát.

A Miniszterelnöki Hivatal a közeljövőben terjeszti a kormány elé az elektronikus irat felhasználásával kapcsolatos jogalkotási koncepciót. Az államigazgatásban átalakul a hagyományos iktatási rendszer, mivel az elektronikus irattovábbítás kialakításával, az irat struktúrájának megfelelő kialakításával kiváltható, illetve alapvetően egyszerűsíthető az iktatás, a visszakeresés, sok egyéb nyilvántartás. Így például nem szükséges külön iktatási rendszerben kezelni a minősített iratokat, hiszen megfelelően védett számítógépes rendszerben a hozzáférési jogosultság korlátozásával elérhető mindaz, amit a jelenlegi szabályok megkövetelnek.

Az elektronikus irat felhasználásának sokrétűségéből adódik, hogy szabályozása során több, különböző szintű jogszabálynak kell megszületnie. Az új törvény a hazai jogalkotásban várhatóan nagyszámú változtatást indít el, számolni kell azzal, hogy módosítani kell például a polgári jogi, büntetőjogi, nemzetbiztonsági, rendőrségi, határőrizeti, közjegyzői, levéltári, illetékkel kapcsolatos, rejtjelezési (kriptográfiai) hatályos jogi szabályozást.

A kormány egyébként ebben az évben minta iratkezelési szabályzatot adott ki, amelynek alapján valamennyi minisztériumban átvizsgálják az iratkezelési szabályzatokat, és a számítógépes iktatórendszer teljes körű bevezetésével gyorsítják fel az elkövetkező években a hagyományos ügyintézés határidőit, teszik egyszersmind alkalmassá az iktatási rendszert az elektronikus tárcaközi levelezőrendszer és elektronikus iratforgalom befogadására.

A számítógépes iktatás nem csupán az iktatáshoz szükséges időt csökkenti a felére amiatt, hogy nem szükséges az időrabló mutatózás, előzménykeresés, mert ez az iktatóprogram segítségével automatikusan elvégezhető, hanem lehetővé teszi a minisztériumi szervezeti egységek közvetlen kapcsolatát a központi adatbázissal.