Az ügyviteli-számviteli szoftverek piaca igen széles, bármilyen osztályozás, besorolás nehéz, hiszen az egyes kategóriák határai összemosódnak. A legegyszerûbb programokat otthoni alkalmazásra kínálják, magánszemélyek, egyéni vállalkozók, illetve családi bt-k számára. A különbözõ nyilvántartó-, házipénztár-, számlázó- és hasonló programok olcsók, 10-15 ezer forintnál nemigen kerülnek többe. A következõ kategóriába a kisvállalkozásoknak, kisebb forgalmú kft.-knek, tíz-húsz fõvel dolgozó cégeknek kínált szoftverek tartoznak. A legszélesebb a közepes cégek számára ajánlott programok köre. S "legfelül" vannak a nagyvállalkozások, a multinacionális tagvállalatok, leányvállalatok igényeinek megfelelõ integrált, többnyelvû, hálózaton futtatható, többnyire külföldi fejlesztésû, komplex vállalatgazdálkodási rendszerek, amelyek nemegyszer több tízmillió forintba kerülnek.
Mivel az ügyviteli-számviteli szoftvereknek a hazai rendeleteknek, szabályozóknak kell megfelelniük, a szoftverpiac e szegmensének nagy részét a hazai szoftverházak uralják. A külföldi eredetû, adaptált szoftverek nehezen törtek be a piacra, s ma is elsõsorban vegyesvállalatok alkalmazzák ezeket.
Sokféle szempontot érdemes és lehet figyelmbe venni, amikor valaki ügyviteli-számviteli szoftvert keres. A programok teljesítõképességét például nem elsõsorban a cég forgalmához kell mérni, sokkal többet számít a számlák, bizonylatok mennyisége, mozgása, azaz a feldolgozandó tételek száma. Alapvetõen más követelményeknek eleget tevõ szoftverre van szüksége egy könyvelõirodának, ahol 100 kis cég könyvelését végzi 15 könyvelõ 15 PC-n, mint egy nagyobb cégnek, ahol 15 számviteli szakember dolgozik ugyancsak 15 gépen, ámde mind ugyannak a cégnek a bizonylatait, adatait használják. Míg az elõbbi esetben elég egy egyszerûbb PC-hálózat, hiszen ritkán fordul elõ, hogy egyszerre két könyvelõ dolgozzon ugyanazokkal az adatokkal, a második esetben, amikor sokan dolgoznak ugyanazzal a törzsadatállománnyal, már kliens-szerver rendszer bevezetése ajánlott, megfelelõ adatbázis-kezelõvel, adatvédelmi, biztonsági megoldásokkal, hozzáférési jogosultságokkal. Míg egy rövid áramszünetet egy kis cég számlázásában esetleg észre sem vesznek, egy nagy forgalmú boltban, ahol gyorsan kell sok tételt számlázni, felborulhat a rendszer. Itt már ajánlatos gondolni a szünetmentes áramforrások csatlakoztatására, arra, milyen adatbázis-kezelõt használ a rendszer, hiszen van, amelyiknél hardverleállás esetén csak az utolsó tétel sérül, míg a másiknál esetleg az egész rendszer "megbolondul". Az elsõ "defekt" után minden felhasználó tudja, hogy milyen fontos az idõnkénti archiválás.
Egy ügyviteli-számviteli rendszerben az adatállományok nagyobb értéket képviselnek, mint maga a program, még akkor is, ha ez utóbbi esetleg többszázezer forintba került. A vevõnek tehát fontos, hogy ezeket az értékeket megbízható informatikai rendszerrel tudja kezelni.
Manapság divatosak a színekkel-ábrákkal teli képernyõk, az ablakok sokasága, a grafikus megoldások. A könyvelõk közül a "konzervatívabbak" nemigen rajonganak ezekért, sokan szeretik a megszokott DOS-os formákat, s a windowsos, UNIX-os rendszerektõl sem kérnek villódzó színeket, vibráló kereteket. A könyvelõk számára kevésbé fontos a szoftver látványossága, õk a "homogén" képernyõfelületeket kedvelik, amelyeken jól átláthatóak az adatok, és a funkció- billentyûket is általában elõnyben részesítik az egérrel és a nyilacskával szemben, amely véleményük szerint lassítja a munkát.
Egészen eltérõ a különbözõ felhasználói köröknek szánt szoftverek terjesztése is. A kis számlázó vagy bérszámfejtõ programokat éppúgy lehet dobozban, polcról árulni, mint a szövegszerkesztõket, a néhány tízezer forintba kerülõ lemezekrõl a szoftvert egy "setup" utasítással installálni, a "súgó" vezérletével pedig használni. A közepes és nagy ügyviteli rendszereknél azonban más a módszer, ott a vevõ teljes szolgáltatási és konzultációs csomagot vásárol, s nemcsak programot, hanem gazdálkodási know-how-t, módszertant is kap cége szervezéséhez, mûködtetéséhez a többszázezres vagy többmilliós árért.
Így év vége felé mindig "bolondokháza" van a különféle vállalati programcsomagokat árusító szoftvercégek háza táján. A cégek ugyanis ilyenkorra már látják, hogyan is alakulnak éves bevételeik, s tudják, kb. mennyit költhetnek fejlesztésre, programvásárlásra.
Ma már, ha egy vállalkozás korszerûsíti ügyviteli rendszerét, a moduláris felépítés mellett alapkövetelmény az integráltság is, azaz, például hogy egy-egy adatot csak egyszer kelljen rögzíteni, módosítani, s az automatikusan átkerüljön a bérprogramba, a személyzeti nyilvántartóba, az adószámfejtõ modulba és így tovább. Ügyviteli-számviteli szoftverei a számlázástól a tb-számfejtésig minden vállalatnak vannak, ámde ezek ma még a legtöbb helyen szétszórt, egyedi rendszerek, mindegyik a saját törzsadatállományával, használatuk rengeteg egyeztetést igényel, a PC-s rendszereket sokan ki is nõtték, mert azok az adatok megsokasodásával lelassultak, nehézkessé váltak. Ilyenkor jönnek az integrált rendszerek - hazánkban a legtöbb helyütt az SAP, a Scala és a SunSystems programcsomagokat használják -, amelyek bevezetése több hónaptól több évig is eltarthat. Ezek a rendszerek funkciójukat, tudásukat tekintve egyébként eléggé hasonlóak, a vásárlók általában a referenciákat, illetve a kínált szakértõi szolgáltatási hátteret mérlegelik döntésük elõtt.
Takács Gitta